Aide en ligne

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Généralités

Qu'est-ce qu'e-inventaire et à qui s'adresse-t-il ?

e-inventaire est un logiciel de gestion de stocks en ligne conçu spécifiquement pour les antiquaires, brocanteurs, commerçants, dépôt-vente, comptoirs d'achat d'or et de métaux précieux, ainsi que toutes les professions soumises à l'obligation légale de tenir à jour un livre de police.

Peut-être que vous gériez jusqu'à présent votre stock tant bien que mal avec un tableur informatique (genre Excel) ou pire, avec un stylo et des livres de police papier devant être visés régulièrement par les autorités. Vous passiez donc énormément de temps à rechercher des références, des dates, des informations concernant vos articles.

e-inventaire a été conçu pour vous permettre de répondre immédiatement à toutes les questions concernant votre inventaire. En outre, vous n'êtes pas sans savoir, surtout si vous faites commerce de bijoux en métaux précieux, que votre activité professionnelle est soumise à une législation très précise. Vos obligations sont nombreuses, et vous pouvez être confronté à l'exercice périlleux d'un contrôle des douanes à tout moment, ce qui nécessite que votre livre de police soit à jour. Noviweb a pensé à vous en créant e-inventaire, LE logiciel en ligne de gestion des stocks spécialement conçu pour les antiquaires, brocanteurs et commerçants, qui permet notamment d'éditer un livre de police conforme à la législation en vigueur à tout moment

Comment bien démarrer avec e-inventaire ?

  1. La première chose à faire est de créer ses familles d'articles en allant dans le menu > Mon inventaire > Mes familles d'articles.  Vos familles correspondent aux catégories qui structurent votre catalogue.  Elles dépendent donc de votre activité mais on peut typiquement imaginer qu'un dépôt-vente proposera des familles comme « Hifi », « Informatique », « Electro-ménager » ou « Photo » alors qu'un antiquaire en bijoux anciens pourra proposer des familles comme « Or 18k », « Argent » ou « Vermeil ».  Chaque article que vous allez rentrer en stock devra être associé à une famille.
  2. Il est recommandé ensuite de créer d'ores et déjà vos fournisseurs les plus courants.  En effet, quand vous allez saisir un nouveau lot d'articles, vous devrez indiquer auprès de quel fournisseur vous l'avez obtenu en choisissant dans la liste déroulante de tous vos fournisseurs.
  3. A ce niveau, vous êtes capable de saisir votre premier lot d'achat contenant des articles qui vont alimenter votre stock.  Pour cela, reportez-vous au chapitre spécial de l'aide en ligne consacré à la saisie des achats dans e-inventaire.
  4. N'oubliez pas d'aller faire un tour dans votre gestion de compte utilisateur pour y configurer tout un tas d'informations qui seront utilisées dans le logiciel.
  5. Lorsque un article sort de votre stock, typiquement losque vous le vendez, allez saisir l'opération de vente afin de maintenir en permanence l'état exact de votre stock.  Vous verrez alors que le logiciel permet d'appliquer, outre la vente, beaucoup d'autes actions groupées à vos articles (dont certaines probablement ne vous concerneront pas).

Quelle est la différence entre la version BASE et la version PRO+ ?

Le logiciel en ligne e-inventaire est disponible en 2 versions :

  • la version BASE (gratuite)
  • la version PRO+ (payante, mais beaucoup plus complète)

Retrouvez le détail de ces 2 offres

Pourquoi certains boutons sont désactivés ?

De nombreuses fonctionnalités du logiciel sont réservées aux utilisateurs ayant souscrit à la version payante PRO+.  Si vous rencontrez un bouton d'action désactivé dans le logiciel c'est tout simplement parce que vous l'utilisez en version gratuite BASE.  Pour bénéficier de l'intégralité des fonctionnalités du logiciel, vous pouvez souscrire à la version payante PRO+ à tout moment.

Comment passer de la version BASE à la version PRO+ ?

Rien de plus simple, connectez-vous à votre compte d'utilisateur, puis rendez-vous sur la page "S'abonner à la version PRO+ de e-inventaire".  Remplissez  et validez le formulaire en n'oubliant pas de fournir le RIB demandé (pour vos prélèvements).  Votre compte version BASE sera basculé par les équipes Noviweb en version PRO+ dans un délai maximum de 2 jours ouvrés (le temps entre autre d'établir le SEPA pour l'abonnement).  Bien entendu, lors de ce basculement, de BASE vers PRO+, vous ne perdrez pas tout le travail déjà effectué puisque tous les objets que vous aurez créés avec votre compte gratuit (familles d'articles, founisseurs, clients, lots et articles) seront conservés et vous pourrez donc les retrouver inchangés dans votre nouvel abonnement PRO+.

Mon compte e-inventaire

A quoi servent les informations société ?

Les informations société, que vous pouvez saisir/modifier dans la zone escamotable "INFORMATIONS SOCIETE" de votre menu utilisateur > Ma société, sont reprises à divers endroits du logiciel.  Elles sont notamment publiées sur les factures générées avec e-inventaire ou bien encore dans le fichier télétransmissible de la déclaration 2093 (deux fonctionnalités disponibles en version PRO+ uniquement).  Elles sont également transmises à d'autres abonnés e-inventaire qui utiliseraient votre référence e-inventaire pour vous créer comme client ou fournisseur au sein de leur propre compte e-inventaire.

Comment fonctionne la facturation automatique ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez laisser e-inventaire générer vos factures de vente.  Si vous souhaitez gérer vous-même vos factures (par exemple si vous disposez d'un logiciel de facturation ou si vous utilisez un facturier papier), e-inventaire vous demandera de saisir le numéro de facture au moment de la saisie d'une vente.  Vous pouvez, si vous préférez, activer la facturation automatique afin de laisser e-inventaire gérer automatiquement la numérotation de vos factures.

Pour activer et configurer cette option, aller dans votre menu utilisateur > Ma société.  Ouvrir la zone escamotable "CONFIGURATION FACTURES" en cliquant dessus pour accéder au formulaire de configuration de la fonction de facturation du logiciel.  Positionner la liste déroulante "Laisser e-inventaire gérer automatiquement les factures" sur l'option "Oui", puis cliquer sur le bouton "ENREGISTRER".  Vous pourrez alors configurer plus précisément le format des numéros de facture qui seront générés, en le faisant précéder par exemple d'un préfixe constant (pour le différencier de factures qui seraient générées par ailleurs) et / ou de l'année sur 2 ou quatre chiffres.

Comment configurer étiquettes et tickets de caisse ?

L'onglet "Ma Société" perrmet également de gérer l'affichage

sur les étiquettes :

  • du code barre de la réf. article
  • du code prix d'achat
  • du prix étiquette
  • et du libellé article

et sur les tickets de caisse :

  • du code barre du N° de ticket de caisse
  • et d'une mention légale personnalisée à ajouter au bas (dans laquelle vous pouvez par exemple indiquer votre délai de retours clients)

Concernant la configuration des étiquettes, notez que si Noviweb a développé des étiquettes spécifiques pour votre société, les paramètres ci-dessus ne sont pas pris en compte.

Comment gérer mes comptes utilisateur ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous avez droit à 3 comptes utilisateurs inclus dans votre abonnement, ce qui est très pratique si votre activité implique plusieurs collaborateurs.  Vous pouvez demander à Noviweb des comptes utilisateurs supplémentaires moyennant un surcoût (voir l'offre e-inventaire).

Chaque collaborateur pourra se connecter avec son propre compte utilisateur pour gérer le stock de votre société.  Chaque compte utilisateur est associé à un profil de droits lui permettant d'agir plus ou moins différemment sur le logiciel :

  • le profil « Adhérent - Gérant »
  • le profil « Adhérent - Collaborateur »
  • ou le profil « Adhérent - Mode Boutique »

Les comptes de profil « Adhérent - Collaborateur » ont pratiquement les mêmes droits que les comptes de profil "Adhérent - Gérant", excepté que seuls ces derniers sont autorisés à créer (ou modifier) des comptes utilisateurs de votre abonnement.  Si vous avez un comptable, il peut être intéressant (s'il est d'accord) de lui créer un compte utilisateur dédié afin qu'il puisse à tout moment se connecter sur votre inventaire et obtenir ainsi les synthèses comptables que le logiciel calcule pour vous faciliter les déclarations comptables.

A quoi sert le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique"?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez affecter le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique" à un ou plusieurs de vos comptes utilisateurs.  Ce profil de droit est destiné aux utilisateurs travaillant en point de vente physique, utilisant les étiquettes code barre pour leurs articles, ainsi qu'une douchette pour scanner ces mêmes étiquettes.  En mode "Adhérent - Mode Boutique" (c'est à dire, lorsqu'on est connecté avec un compte associé au profil de droits "Adhérent - Mode Boutique"), l'enchainement des écrans a été spécialement pensé afin de faciliter les tâches courrantes effectuées en boutique, à savoir : scanner des articles les uns derrrière les autres en les envoyant en sélection, valider la vente de la sélection, arriver sur le ticket de caisse pour l'imprimer et proposer d'imprimer également une facture (si le client le souhaite).

En outre, le profil de droit "Adhérent - Mode Boutique" est à utiliser par tous vos collaborateurs qui travaillent en boutique, face à la clientèle, car il cache de l'écran informatique les données confidentielles liées à votre activité (telles que des prix d'achats ou des montants de marge).

Où se trouvent mes factures d'abonnement e-inventaire ?

Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vos factures d'abonnement sont disponibles au format PDF dans votre menu utilisateur > Ma société.  Il s'agit de factures trimestrielles (même si le prélèvement de l'abonnement est mensuel).  Ouvrir la zone escamotable "FACTURES D'ABONNEMENT" en cliquant dessus pour voir la liste complète des factures disponibles.  Cliquer sur le picto PDF de la facture choisie pour l'ouvrir dans votre navigateur / la télécharger.

Quels réglages personnels puis-je associer à mon compte d'utilisation d'e-inventaire ?

e-inventaire permet à chaque utilisateur de gérer/personnaliser :

  • les colonnes qu'il souhaite afficher dans la rubrique articles (menu > Mon inventaire > Mes articles)
  • ses favoris (liens vers des sites Internet tiers), disponibles dans le menu > Mes favoris

Concernant les colonnes de la rubrique Articles, il faut savoir que cet écran comporte énormément d'informations à afficher en colonnes.  Selon le type et la configuration de votre affichage, il est possible que tout ne tienne pas à l'écran (certaines colonnes disparaitront alors "sur la droite" de ce qui est visible).  Pour remédier à ce problème, et étant donné que vous n'avez peut-être pas besoin de voir en permanence toutes les informations concernant les articles au niveau de la liste d'articles (toutes les informations des articles restent nénamoins visibles depuis la fiche article, quelle que soit votre configuration de colonnes à ce niveau), il vous est possible de choisir quelles sont les colonnes que vous souhaitez afficher concernant la liste des articles. L'affichage de certaines colonnes est obligatoire dans e-inventaire.  Il est par conséquent impossible de définir une préférence d'affichage pour ces colonnes.

Pour choisir les colonnes que vous souhaitez afficher dans la rubrique Articles, aller dans le menu utilisateur > Mes réglages, ouvrir la zone escamotable "COLONNES DE LA RUBRIQUE ARTICLES" en cliquant dessus, puis définir la préférence d'affichage souhaitée pour chaque colonne et enfin, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder les préférences définies.

Pour gérer vos favoris, aller dans le menu utilisateur > Mes réglages, ouvrir la zone escamotable "MES FAVORIS" en cliquant dessus. Pour chaque favori, saisir ou modifier la saisie des champs suivants :

  • libellé (intitulé du lien qui sera publié dans le menu > Mes favoris)
  • lien web (doit être au format http://www.nomdedomaine.fr ou https://www.nomdedomaine.fr - ex: https://www.noviweb.fr)
  • ordre (sert à préciser l'ordre de publication dans le menu > Mes favoris)

Cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder le ou les favoris ajoutés/modifiés.

Mes fournisseurs

Qu'est-ce qu'un fournisseur ?

Dans e-inventaire, un fournisseur désigne une personne physique ou morale à qui vous achetez ou de qui vous prenez un ou des articles en confié.  Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez gérer autant de fournisseurs que vous souhaitez dans votre compte e-inventaire.  Aucun champ d'information n'est obligatoire à la saisie.  Il vous revient par conséquent de connaitre les obligations légales relatives à votre activité rendant obligatoire la saisie de certaines informations sur vos fournisseurs.

Bien qu'il soit possible de créer un fournisseur à la volée lors de la saisie d'un lot, nous vous conseillons de saisir vos fiches fournisseurs à l'avance, au moins pour vos fournisseurs les plus fréquents, afin de vous faciliter la tâche lors de la saisie d'un nouveau lot.

Comment créer un fournisseur ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes fournisseurs, cliquer sur la pastille d'ajout d'un fournisseur (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "saisir un nouveau fournisseur" dans la boîte de dialogue.  Remplir le formulaire avec les informations du nouveau fournisseur puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider votre saisie.

NB : Il est possible de créer un fournisseur "à la volée", lors de la saisie d'un nouveau lot d'achat (champ "création du nouveau fournisseur").  La fiche de tout nouveau fournisseur ainsi créé doit venir être complétée ultérieurement.

Voir le tutoriel "Comment créer un fournisseur?" sur notre chaine Youtube

Comment créer un fournisseur abonné e-inventaire ?

Procéder de la même manière que pour créer un fournisseur (voir > Aide en ligne > Comment créer un fournisseur ?).  Une fois sur le formulaire de création du nouveau fournisseur, saisir la référence e-inventaire qu'il vous a communiqué dans le champ "Réf. e-inventaire" puis cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire".  Sauf erreur de saisie de la référence de votre fournisseur, le formulaire est désormais pré-rempli avec ses informations, et il ne vous reste plus qu'à  cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider la saisie.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà saisies dans le formulaire.

Comment modifier un fournisseur ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes fournisseurs, cliquer sur la référence du fournisseur à modifier, effectuer les modifications souhaitées dans le formulaire se trouvant dans l'onglet principal "Description" puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour enregistrer les modifications apportées.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà sauvegardées dans le fiche du fournisseur.

Pourquoi je n'arrive pas à supprimer un fournisseur ?

e-inventaire n'autorise pas la suppression d'un fournisseur tant qu'au moins un article de l'inventaire est relié à ce fournisseur.  Si vous tentez de supprimer un fournisseur qui se trouve dans ce cas de figure, le logiciel ne le permettra pas et vous affichera un message explicatif sur fond rouge.

Mes clients

Qu'est-ce qu'un client ?

Dans e-inventaire, un client désigne une personne physique ou morale à qui vous vendez ou chez qui vous placez un ou des articles en dépôt.  Si vous avez souscrit à la version payante PRO+ d'e-inventaire, vous pouvez gérer autant de clients que vous souhaitez dans votre compte e-inventaire.  Aucun champ d'information n'est obligatoire à la saisie.  Il vous revient par conséquent de connaitre les obligations légales relatives à votre activité rendant obligatoire la saisie de certaines informations sur vos clients.

Comme pour les fournisseurs, il est possible de créer un client à la volée lors de la saisie d'une vente.  Nous vous conseillons cependant de saisir vos fiches clients à l'avance, au moins pour vos clients les plus fréquents, afin de vous faciliter la tâche lors de la saisie d'une vente.

Comment créer un client ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes clients, cliquer sur la pastille d'ajout d'un client (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "saisir un nouveau client" dans la boîte de dialogue.  Remplir le formulaire avec les informations du nouveau client puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider votre saisie.

Voir le tutoriel "Comment créer un client?" sur notre chaine Youtube

Comment créer un client abonné e-inventaire ?

Procéder de la même manière que pour créer un client (voir > Aide en ligne > Comment créer un client ?).  Une fois sur le formulaire de création du nouveau client, saisir la référence e-inventaire qu'il vous a communiqué dans le champ "Réf. e-inventaire" puis cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire".  Sauf erreur de saisie de la référence de votre client, le formulaire est désormais pré-rempli avec ses informations, et il ne vous reste plus qu'à  cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider la saisie.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà saisies dans le formulaire.

Comment modifier un client ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes clients, cliquer sur la référence du client à modifier, effectuer les modifications souhaitées dans le formulaire se trouvant dans l'onglet principal "Description" puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour enregistrer les modifications apportées.

ATTENTION : Le fait de cliquer sur le bouton "charger à partir de la référence e-inventaire" écrase certaines informations déjà sauvegardées dans le fiche du client.

Pourquoi je n'arrive pas à supprimer un client ?

e-inventaire n'autorise pas la suppression d'un client tant qu'au moins un article de l'inventaire est relié à ce client.  Si vous tentez de supprimer un client qui se trouve dans ce cas de figure, le logiciel ne le permettra pas et vous affichera un message explicatif sur fond rouge.

Mes familles d'articles

Comment créer une famille d'article ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes familles d'articles, cliquer sur la pastille d'ajout d'une famille (pastille jaune avec icône +), puis cliquer sur le bouton "ajouter une famille" dans la boîte de dialogue.  Remplir le champ "libellé" de la nouvelle famille d'articles et choisir "oui" dans la liste déroulante du champ "Famille concernée par la déclaration n°2093" le cas échéant (la liste déroulante est initialisée à "non" par défaut), puis cliquer sur le bouton "enregistrer" pour valider votre saisie.

A quoi sert le champ "Famille concernée par la déclaration n°2093" ?

e-inventaire permet de générer un rapport "Déclaration d'achat de métaux n°2093" (voir > Mes rapports > Déclaration d'achat de métaux n°2093), ainsi que le fichier télétransmissible à l'administration.  Le rapport généré par e-inventaire ne prend en compte que les articles appartenant à une famille étant déclarée comme "Famille concernée par la déclaration n°2093" dans le logiciel.

Mes achats et prises en confié

Comment saisir mes achats dans e-inventaire ?

Aller dans le menu > Mon inventaire > Mes achats et prises en confié, cliquer sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), puis, que vous ayez une saisie en cours ou non, cliquer sur le bouton "NOUVEAU LOT EN COURS DE SAISIE" dans la boîte de dialogue.

Notez que le second bouton "LOTS EN ATTENTE DE FINITION" permet d'accéder à a liste des lots provenant d'autres abonnés e-inventaire ayant utilisé votre référence e-inventaire en destinataire d'articles (dépôt ou vente) que vous pouvez ainsi intégrer dans votre stock.  Vous trouverez plus d'explications sur ce mode de fonctionnement dans la rubrique d'aide en ligne "Mes articles > Comment se transférer des articles entre abonnés e-inventaire ?".

Remplir et enregistrer les informations communes du lot d'articles à l'aide du formulaire se trouvant dans l'onglet "Description du lot".

Détailler chacun des articles composant votre lot à l'aide du formulaire se trouvant dans l'onglet "nouvelle saisie d'articles", ce jusqu'à ce que le total du prix de chaque article soit égal au prix d'achat de votre lot (voir à la fin du libellé de l'onglet "Articles déjà saisis").

Vérifier la justesse des informations saisies sur les articles de votre lot dans l'onglet "Articles déjà saisis"

Cliquer sur le bouton "sauvegarder le lot en achat" pour créer le lot et ses articles dans votre inventaire.

Vous pouvez suspendre votre saisie d'un nouveau lot d'article à tout moment, le logiciel conservera en mémoire votre saisie que vous retrouverez en l'état lors d'une connexion ultérieure.  Il vous faudra pour cela revenir  à > Mon inventaire > Mes achats et prises en confié, cliquer sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), cliquer sur le bouton "NOUVEAU LOT EN COURS DE SAISIE" dans la boîte de dialogue.

Notez bien que pendant toute la période où le nouveau lot reste en cours de saisie (ce qui peut s'étaler sur une période assez longue si vous interrompez la saisie en cours), aucun des articles le composant n'est réellement basculé dans votre inventaire en ligne.  Ces articles restent dans la zone tampon de saisie tant que vous ne créez pas définitivement le lot d'entrée en cliquant sur le bouton "sauvegarder le lot en achat" (ou "sauvegarder le lot en confié" ).

Voir le tutoriel "Comment saisir mes achats?" sur notre chaine Youtube

Comment importer un fichier CSV d'articles dans le lot en cours de saisie ?

Pour alimenter les articles de votre lot en cours de saisie, vous avez deux possibilités :

  • l'onglet "Saisie manuelle d'articles" permet de saisir ligne par ligne les article sque vous souhaitez ajouter
  • l'onglet "Injection automatique d'articles" permet l'import d'un fichier externe d'articles (au format CSV) dans votre liste d'articles comosant le lot.

Pour l'injection automatique d'articles, le fichier CSV doit être enregistré au format UTF-8. L'odre des colonnes est indiqué dans l'onglet, en même temps que les valeurs obligatoires par défaut au cas où ces dernières seraient manquantes dans le fichier. Le séparateur de colonnes du fichier CSV habituellement utilisé par e-inventaire (c'est le cas dans le fichier gabarit téléchargeable dans l'onglet) est le caractère « | » mais peut être modifié pour coller à votre propre fichier. Si votre fichier contient une première ligne d'entêtes avec le nom des colonnes, n'oubliez pas de la sauter lors de l'injection en précisant 1 dans le champ prévu à cet effet.

Une fois l'injection effectuée, vous retrouvez les articles injectés dans l'onglet "articles déjà saisis", de la même manière que si vous les aviez saisis manuellement.

Comment est générée la référence e-inventaire de mes lots d'achat ?

Lors de l'enregistrement définitif d'un lot d'entrée (en achat ou en confié), e-inventaire génère de manière automatique uné référence unique pour votre lot.  La référence e-inventaire de vos lots d'achat se décompose comme suit :

  • 2 premiers chiffres = sauf demande particulière de certains abonnés PRO+, correspondent au nombre d'années de votre abonnement e-inventaire au moment de l'achat du lot (ex : 05 pour un lot acheté en 2017 si vous avez souscrit à votre abonnement à e-inventaire en 2013)
  • 2 chiffres suivants = mois d'achat (ex : 10 pour un lot acheté au mois d'octobre)
  • 3 derniers chiffres =  numéro du lot dans le mois (ex : 016 pour le seizème lot acheté dans le mois courant)

A titre d'exemple, si vous vous êtes abonné à e-inventaire en 2013 et qu'un lot d'achat porte la référence 0510016, il s'agit du seizième lot d'articles que vous avez acheté au mois d'octobre 2017.

Pour les lots pris en confié (articles physiquement chez vous mais qui ne vous appartiennent pas), la référence générée est pratiquement identique puisque seule une lettre C est inserrée entre les 2 chiffres du mois et les 3 chiffres du numéro chrono, comme par exemple dans 0510C016.

Mes articles

Comment est générée la référence e-inventaire de mes articles ?

Lors de l'enregistrement définitif d'un lot d'entrée (en achat ou en confié), e-inventaire génère de manière automatique, en même temps que la référence du lot, uné référence unique pour chacun des articles contenus dans le lot. La référence e-inventaire de vos articles se décompose comme suit :

  • 7 (ou 8 dans le cas d'un confié) premiers chiffres = référence du lot d'achat dont fait partie l'article
  • 3 derniers chiffres = numéro de l'article dans le lot d'achat dont fait partie l'article

A titre d'exemple, si un article porte la référence 0510016009, il s'agit du neuvième article saisit dans le lot d'achat de référence 0510016.

Vous noterez qu'ainsi, aucun lot ne peut contenir plus de 999 articles.

Comment personnaliser l'affichage des colonnes de la rubrique Mes articles ?

Comme expliqué plus haut, la rubrique Articles comporte énormément d'informations à afficher en colonnes.  Selon le type et la configuration de votre affichage, il est possible que tout ne tienne pas à l'écran (certaines colonnes disparaitront alors "sur la droite" de ce qui est visible).  Pour remédier à ce problème, et étant donné que vous n'avez peut-être pas besoin de voir en permanence toutes les informations concernant les articles au niveau de la liste d'articles (toutes les informations des articles restent visibles depuis la fiche article, quel que soit votre configuration de colonnes à ce niveau), il vous est possible de choisir quelles sont les colonnes que vous souhaitez afficher concernant la liste des articles.

Pour cela vous devez aller dans la zone escamotable "COLONNES DE LA RUBRIQUE ARTICLES" de votre compte utilisateur, soit en passant par le menu utilisateur > Mes réglages, soit en cliquant sur le lien "Configuer vos colonnes" de la rubrique Articles.  Là, définir la préférence d'affichage souhaitée pour chaque colonne et enfin, cliquer sur le bouton "ENREGISTRER" pour sauvegarder les préférences définies.

Quels sont les champs d'informations principaux de mes articles ?

Comme indiqué ci-dessus, vos articles contiennent un grand nombre de champs d'information.  Ces champs sont affichés en colonne dans le format liste de la rubrique Articles et vous sont affichés en formulaire dans la fiche Article.  Certains champs ont une signification ou un fonctionnement qui méritent quelques explications explicites :

  • le Statut d'un article indique où se situe l'article dans son évolution par rapport à votre stock.  En effet, e-inventaire ne supprime "jamais" aucun article (sauf opération spéciale de clôture, voir plus loin) de votre inventaire.  Lorsque vous achetez un article pour la première fois, dans un lot d'achat, son statut indique « Stock ».  Vous pouvez par la suite appliquer diverses opérations sur cet article qui vont le faire changer de statut.  D'ailleurs, seul le lancement d'une action groupée sur un article peut le faire changer de statut.  Vous ne pouvez donc pas changer le statut d'un article manuellement.  Le statut « Vendu » indique naturellement que l'article ne fait plus partie de votre stock puisque vous l'avez vendu (grâce à une opération de Vente).  De même, le statut « Dépôt » identifie les articles qui vous appartiennent mais qui sont en dépôt (et donc pas physiquement chez vous) ailleurs que chez vous.  Inversement, le statut « Confié » identifie les articles qui sont physiquement dans votre stock mais qui ne vous appartiennent pas car vous ne les avez pas encore achetés.  Le statut « Perdu, volé ou cassé » sert à indiquer qu'un article n'est plus dans votre stock bien qu'aucun prix de vente ne lui soit associé.  Quelques autres statuts bien spécifiques existent mais qui ne vous concerneront probablement pas immédiatement.
  • le logiciel vous permet de différencier plusieurs notions de prix pour chaque article : bien sûr le prix d'achat, rentré au moment de la saisie d'un lot.  Le prix de dépôt est un prix que vous pouvez saisir au moment de la mise en dépôt de l'article pour rappeler au dépositaire le montant que vous en demandez.  Le prix de réserve correspond de manière parallèle au prix qu'en attend au minimum la personne à qui vous avez pris l'article en confié.  Le prix étiquette, que vous pouvez saisir dès l'entrée de l'article en stock, indique le prix que vous en demandez.  Ce prix apparaitra sur les étiquettes.  Vous pourrez néanmoins changer le montant d'une vente à la dernière minute au moment de la vente de l'article.  Enfin, le prix de vente, saisi au moment de la vente mais intialisé avec le prix étiquette, conserve le prix réel auquel l'article a été vendu.
  • La référence transaction est une référence unique générée, comme le numéro de facture, au moment de la vente et inscrite sur le ticket de caisse.  Comme le numéro de facture (s'il est généré par le logiciel), il permet de retrouver immédiatement et de manière unique, tous les articles faisant partie d'une même vente.
  • Le logiciel permet de gérer des stocks d'articles neufs ou d'occasion.  La principale différence réside dans la gestion de la TVA (pour les professionnels assujettis à la TVA réelle).  Cette différenciation neuf / occasion se fait au niveau d'un lot (tous les articles du lot doivent donc être soit tous neufs soit tous d'occasion) au moment de sa saisie.  Pour les articles neufs la TVA déductible est calculée et affichée.  Le montant de TVA collectée lors de leur vente est calculé sur le montant de la vente.  Pour les articles d'occasion, il n'y a aucune TVA déductible et la TVA collectée est calculée sur la marge.  Par exemple, un article d'occasion assujetti au taux normal (20%) acheté 10€ et vendu 15€ génèrera 0€ de TVA déductible, 5€ de marge se décomposant en  4.17€ de marge nette et 0.83€ de TVA collectée (à déclarer sur votre déclaration TVA).

Beaucoup des champs d'informations associés aux articles ne sont modifiables qu'au travers d'une action de correction de saisie permettant ainsi de tracer en interne les corrections qui leur sont apportées.  Ce mode de fonctionnement est ce qui garantit la conformité du logiciel avec la législation en vigueur sur la gestion des stocks informatisée.  Les champs tracés lors d'une correction d'erreur de saisie sont identifiés par un fond orangé dans la fiche de l'article.

Comment agir sur mes articles ?

Gérer votre inventaire consiste à faire vivre vos articles en indiquant dans e-inventaire chaque altération du statut de vos articles.  Une fois vos articles rentrés dans e-inventaire le travail ne s'arrête donc pas.  Nous vous conseillons fortement de saisir les opérations ultérieures qui feront changer vos articles de statut vis à vis de votre stock, par exemple lorsque vous les vendez ou lorsque vous les mettez en dépôt chez un collègue.

Afin de pouvoir agir sur des articles, vous devez les mettre en Sélection.  Votre Sélection correspond en quelque sorte à un panier dans lequel vous allez mettre, un à un, tous les articles concernés par l'opération que vous souhaitez leur appliquer (par exemple la vente sous une même facture), opération appelée une action groupée.

Comment construire ma sélection d'articles ?

Juste au dessus de la liste des articles résultant de la recherche se trouve une série de 5 boutons vous permettant de gérer votre sélection d'articles de la manière suivante :

  • Sélectionner toute la page : ce bouton sélectionne l'intégralité des articles affichés sur la page courante de résultats
  • Dé-Sélectionner toute la page : ce bouton dé-sélectionne (enlève de la sélection) l'intégralité des articles affichés sur la page courante de résultats
  • Sélectionner tous les résultats : ce bouton sélectionne l'intégralité des articles de la liste des résultats, même si ces résultats s'étendent sur plusieurs pages
  • Dé-Sélectionner tous les résultats : ce bouton dé-sélectionne l'intégralité des articles de la liste des résultats, même si ces résultats s'étendent sur plusieurs pages
  • Remise à zéro de la sélection : ce bouton vide intégralement la sélection
  • Valider la sélection d'articles de cette page : ce bouton prend en compte le cochage / décochage des articles de la page courante de résultats pour mettre à jour la sélection ; les articles cochés sont ainsi ajoutés à la sélection, ceux décochés en sont retirés

L'idée est de retrouver les articles qui vous intéressent en utilisant les filtres de recherche et de les ajouter au fur et à mesure dans votre sélection grâce aux boutons de sélection décrits ci-dessus.  Une fois des articles en sélection, ils y restent même si vous effectuez de nouvelles recherches.  Le seul moyen de les en retirer est d'utiliser encore une fois un des boutons décrits plus haut.  Le nombre d'articles en sélection (qui est donc indépendant du nombre de résultats d'une recherche) est indiqué au sommet de la colonne des cases à cocher (et également à côté de la liste déroulante des actions groupées à lancer).  Notez que l'un des filtres de recherche permet de rechercher (et donc d'afficher) uniquement les articles sélectionnés (dans la sélection) ou au contraire, uniquement les articles ne faisant pas partie de votre sélection courante.

Quelles actions groupées lancer sur ma sélection d'articles ?

Une fois votre Sélection correctement constituée, il vous restera à choisir l'action groupée (dans la liste déroulante qui suite la liste d'articles) que vous souhaitez lui appliquer et de suivre la saisie des informations qui vous sont demandées (informations spécifiques à chaque action groupée).

Le logiciel propose actuellement la liste d'actions groupées suivante :

  1. Mettre en dépôt des articles chez un client
  2. Modifier les informations relatives à un dépôt
  3. Imprimer la liste pour dépositaire
  4. Remettre en stock des articles suite à un retour de dépôt
  5. Vendre des articles
  6. Remettre en stock des articles suite à un retour client
  7. Modifier le prix de réserve d'articles "en confié"
  8. Rendre à leur propriétaire des articles "en confié"
  9. Acheter aux fournisseurs des articles "en confié"
  10. Déclarer des articles perdus, volés ou cassés
  11. Imprimer les étiquettes des articles
  12. Déposer chez un client des articles destinés à être fondus (pour les comptoirs d'or)
  13. Retour d'articles déposés pour fonte
  14. Finaliser la vente d'articles déposés pour fonte

Sauf pour quelques exceptions, nous n'allons pas détailler ici chacune de ces actions groupées car, pour la plupart, leur but et leur fonctionnement sont évidents.  L'action groupée la plus fréquente (la plus utile) est probablement la vente d'articles (action n°5).  C'est pour cette raison que c'est l'action sélectionnée par défaut dans la liste déroulante.  Voir le tutoriel "Comment saisir une vente?" sur notre chaine Youtube

L'action groupée n°6, « Remettre en stock des articles suite à un retour client » permet de gérer les retours clients.  Cette action est à lancer losqu'un article vendu est retourné par un client non satisfait et que vous lui remboursez le montant de son achat (votre prix de vente).  Les articles qui subissent cette action groupée seront remis en stock, et les informations relatives à la vente seront tracées en base de données puis remises à zéro, comme si les articles n'avaient pas été vendus.

L'action groupée n°9, « Acheter aux fournisseurs des articles "en confié" » est utile lorsque vous détenez chez vous des articles en confié que vous ne pouvez pas vendre directement (puisqu'ils ne vous appartiennent pas).  Avant de les vendre, vous devez les acheter à leur fournisseur.  C'est ce que permet cette action groupée.  Elle s'adresse donc principalement aux boutiques de dépôt-vente : les articles "en confié" devant être vendus sont mis en sélection, et l'action n°9 leur est appliquée.  Les articles passent ainsi au statut "En stock" et l'action gourpée n°5 de vente peut donc immédiatement leur être appliquée en séquence puisque les articles sont toujours en sélection.  Depuis la version 6.1, cette action peut être lancée sur une sélection d'articles provenant de fournisseurs différents.  Notez que suite à cette action, les articles (qui restent en sélection) sont ré-affectés dans de nouveaux lots (avec la date d'achat courante) et changent donc de référence (qui ne contient plus la lettre C identifiant les articles en confié).

Suis-je obligé de tenir mon inventaire à jour ?

Une fois vos articles saisis et vos fiches de livre de police imprimées, rien ne vous oblige à tenir à jour votre inventaire en continuant d'y saisir les changements de statut de vos articles.

Il serait cependant très dommage d'avoir un tel outil et de ne pas s'en servir jusqu'au bout.  Lorsque bien utilisé, et si vous faites l'effort de saisir tout changement de statut de chacun de vos articles, le logiciel e-inventaire vous permettra d'avoir en permanence et en juste quelques clics un état exact de votre stock, de vos achats en cours, de vos ventes sur une période donnée, de vos articles à l'extérieur en dépôt chez quelqu'un, etc.  Il vous permettra en outre, lorsque vous saurez bien utiliser l'ensemble des filtres mis à votre disposition, de retrouver en quelques secondes n'importe quel article qui est passé par votre stock, que vous l'ayez encore ou que vous l'ayez vendu plusieurs années auparavant.

Et tout ça, quelle que soit la volumétrie de votre stock.  Retrouver un article dans un stock de plusieurs dizaines de milliers d'articles ne prendra que quelques secondes (le temps de la saisie des filtres) ...

Selon notre expérience, e-inventaire (ou n'importe quel outil de gestion de stock informatisée) est un outil indispensable à la bonne conduite de votre activité.

Comment utiliser e-inventaire pour ma comptabilité ?

e-inventaire n'est pas un logiciel de comptabilité, mais, comme indiqué plus haut, il offre tout de même quelques outils afin de simplifier les déclarations de TVA mensuelles (ou annuelles).  Pour cela, le logiciel gère les articles neufs aussi que bien que d'occasion. Les calculs de TVA qui sont appliqués aux articles dépendent de cette déclaration neuf / occasion de la manière suivante :

  • la TVA déductible n'a de sens que pour les articles neufs.  Pour ces articles, le prix d'achat indiqué correspond au prix HT et la TVA associée est donc calculée en y appliquant le taux de TVA choisi (normal, intermédiaire, réduit ou éxonéré).  Par ex. un article neuf avec un prix d'achat de 100€ (HT) aura 20€ de TVA déductibe s'il est au taux normal de 20%.  Pour les articles d'occasion, il n'y a pas de TVA déductibe et ce montant vaut donc 0.
  • la TVA collectée est calculée, soit sur le prix de vente pour les articles neufs, soit sur la marge (prix de vente - prix d'achat) pour les articles d'occasion.  Le prix de vente est considéré comme TTC (à l'inverse du prix d'achat qui est en HT).  Le prix de vente saisi pour un article contient donc sa composant HT et le montant de TVA collectée (due à l'administration).  Par exemple, un article d'occasion acheté 100€ et vendu 200€, génèrera une marge de 100€ (TTC) se décomposant en 83.33€ de marge HT et 16.67€ de TVA due.  Pour les articles à marge négative (vendus moins chers que le prix d'achat ou déclarés perdus, volés ou cassés), la TVA est bloquée à 0 (pas de TVA due négative), et ce, article par article.  C'est pour cette raison que e-inventaire change automatiquemnet le taux de TVA à "Taux neutre" lors de la vente d'un article à perte (ou de sa déclaration perdu, volé ou cassé).

La pastille d'affichage de la fenêtre « synthèse et calculs » (pastille aux contours noirs contenant le caractère Σ Sigma) permet d'ouvrir, dans une boite de dialogue, une synthèse comptable appliquée sur l'ensemble des articles répondant aux filtres.  Cette synthèse comptable liste donc les chiffres de TVA déductible et de TVA collectée, et ceux pour chacun des taux de TVA légaux. 

A la fin de chaque mois, le comptable (à qui vous pouvez fournir un compte utilisateur e-inventaire si vous êtes abonné PRO+) précise des filtres de date d'achat afin de ne lister que les articles neufs achetés sur le mois précedent et peut ainsi obtenir, dans la synthèse comptable, les montants de TVA déductible à déclarer. 

Puis, on lance une autre recherche en précisant cette fois les dates de vente pour ne garder que les articles sortis du stock sur le mois précédent (cette recherche cumule donc les articles vendus et perdus, volés ou cassés).  On obtient ainsi, dans la synthèse comptable, les montants (un montant par taux légal) de TVA collectée à déclarer.  La TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.

Attention, il est conseillé de faire un rapport de vente séparé pour les articles sorti en "Taux neutre".  En effet, pour les articles d'occasion à marge négative (vendus moins chers que le prix d'achat ou déclarés perdus, volés ou cassés), rappelons que la TVA due est bloquée à 0.  Par conséquent, si on laisse dans le même rapport des ventes à pertes s'annihiler avec des ventes normales, le cumul de la TVA due affiché sur la fenêtre de synthèse (qui est caclulé à partir du cumul des marges qui se compensent les unes les autres) sera incohérent par rapport aux montants de TVA due affichés ligne par ligne sur la liste des articles.

Comme indiqué plus haut, le logiciel propose une action pour gérer les retours clients qui est à lancer losqu'un article vendu est retourné par un client non satisfait et que vous lui remboursez le montant de son achat (votre prix de vente).  Les articles qui subissent cette action groupée seront remis en stock, et les informations relatives à la vente seront tracées en base de données puis remises à zéro, comme si les articles n'avaient pas été vendus.  En termes de calcul de TVA, si la vente et le retour client d'un article ont lieu sur la même période comptable (a priori le mois de déclaration de TVA), alors il n'y a aucun problème puisque aucun montant de TVA ne sera due sur cet transaction annulée.  En revanche, attention, si le retour client a lieu bien après la vente initiale, vous aurez, au moment du retour, probablement déjà déclaré et payé la TVA sur la marge liée à cette première vente.  Par conséquent, lors de la vente suivante, le calcul de TVA basé sur la nouvelle marge fera apparaitre une nouvelle fois une TVA due, dont tout ou partie (selon le nouveau prix de vente) aura déjà été payée lors de la précédente déclaration.  N'oubliez donc pas, si vous gérez des retours clients, de faire chaque mois un rapport des retours afin de déduire la TVA déclarée et payée (articles vendus) que vous devez récupérer (articles retournés et remis en stock que vous avez remboursés à votre client).

étiquettes, tickets et factures de vente ?

Lorsque vous êtes sur une fiche Article (accessible en cliquant sur la référence de l'article depuis la liste d'articles répondant aux filtres de la rubrique Articles), les différents onglets regroupant toutes les informations de l'article vous permettent, d'accéder et, si vous êtes abonné à la version PRO+, d'imprimer :

  • l'étiquette
  • le ticket de caisse si l'article a été vendu
  • la facture si l'article a été vendu

On rappelle que les étiquettes, les tickets de caisse et les factures peuvent être configurés au niveau de la Société pour afficher ou non certaines informations.  Voir le chapitre "Mon compte e-inventaire > Comment configurer étiquettes et tickets de caisse?" pour plus d'informations.

La facture de vente peut être directement ouverte depuis la liste des Articles en cliquant sur le numéro de facture lui correspondant.  De même, depuis la rubrique Articles, vous pouvez directement (sans passer par sa fiche Article) éditer le ticket de caisse d'un article vendu en cliquant sur sa référence de vente.

Comment se transférer des articles entre abonnés e-inventaire ?

Lorsqu'une transaction a lieu entre deux professionnels, tous deux abonnés à e-inventaire, le logiciel offre la possibilité à l'acquéreur de ne pas resaisir les articles mais de les récupérer directement depuis l'e-inventaire du vendeur.

Pour que cette opération puisse s'effectuer il faut que les 2 professionnels, appelons les V (pour vendeur) et A (pour acquéreur), aient au préalable échangé leur Référence adhérent e-inventaire (qui peut être trouvée dans les paramètres de la société de votre compte utilisateur), appelons les respectivement Réf V et Réf A.  V prendra soin de créer dans son e-inventaire A en tant que client en précisant bien sa référence adhérent Réf A et, inversement, A devra créer V comme fournisseur avec sa référence adhérent Réf V.  Cet échange de références indique ainsi au logiciel que les deux partis acceptent le transfert d'articles.

A partir de là, lorsque V fera une vente d'articles à A, cette opération apparaitra dans la liste des opérations d'entrée en attente du compte e-inventaire de A.  Pour la voir, il suffira à A de se rendre, comme vu précédemment, dans Mon inventaire > Mes achats et prises en confié, et de cliquer sur la pastille d'ajout d'un lot d'articles (pastille jaune avec icône +), puis sur le bouton "LOTS EN ATTENTE DE FINITION" dans la boîte de dialogue.   Là, la liste des lots en attente, qui la plupart du temps ne contient que la "Saisie en cours", listera en plus cette opération d'achat en attente (en provenance de la vente effectuée par V).  A peut donc avoir plusieurs opérations d'entrée de lots en attente dans cette liste, en provenance de divers vendeurs desquels il aurait obtenu leur référence adhérent.

Il suffit alors à A de finaliser une des opérations en attente pour accepter dans son propre stock tous les articles de l'opération choisie.  Les caractéristiques des articles entrés en stock (poids, numéro de série, libellé, etc) seront celles que V avaient lui-même saisies lors de leur saisie intiaile chez lui.  Le prix d'achat des articles pour A sera initialisé avec le prix de vente saisi par V, et la date d'achat du lot chez A correspondra à la date de vente chez V.  Le nouvel acquéreur A pourra bien entendu éditer les articles pour en modifier certains attributs (comme le libellé s'il a une façon particlière de nommer ses articles).  En particulier, la famille des articles sera restée vide et devra donc être saisie par A, pour chacun des articles, puisque la liste des familles définie par V dans son propre e-iventaire a fort peu de chance de correspondre à la liste des familles définie par A.

Plutôt que de finaliser une opération en attente, pour accepter les articles qu'elle contient, A pourra décider de la supprimer tout simplement, s'il préfère resasir complètement le lot en provenance de V, exactement comme il le ferait si A et V ne s'étaient pas échanger leurs références adhérent e-inventaire.

De manière similaire, une action de "Mise en dépôt" de V se transformera chez A en un lot de "Prise en confié" plutôt qu'en achat.

Enfin, notez que, vu du vendeur V, tout cela est totalement transparent.  Les articles vendus ou mis en dépoôt par V se retrouveront, quoi que A décide de faire chez lui (finaliser l'opération ou la supprimer), dans le statut « Vendu » ou « Mis en dépôt » de manière tout à fait normale dans son propre e-inventaire.

Moteurs de recherche

Que puis-je rechercher ?

E-inventaire dispose d'un moteur de recherche, permettant de filtrer sur différents critères les listes des pages du menu > Mon inventaire.

Les filtres disponbiles pour effectuer vos recherches dépendent de la rubrique dans laquelle vous êtes : Fournisseurs, Clients, Familles d'articles, Achats et prises en confié ou Articles.  Là où le moteur de recherche vous proposera 3 ou 4 filtres pour les rubriques Clients ou Fournisseurs vous verrez qu'il vous proposera pour la rubrique Articles (le coeur du système) plusieurs dizaines de filtres répartis sur plusieurs onglets :

  • Critères courants : cet onglet regroupe tous les filtres les plus couramment utilisés pour faire des recherche d'articles, tels que les critères sur le libellé des articles, leur référence ou leur staut.  C'est également sur cet onglet que vous trouverez le filtre pour n'afficher que les article de votre sélection courante.
  • Critères Article : cet onglet contient les filtres pour les champs spécifiques, tels que le poids ou le champ commentaire
  • Critères Achat : cet onglet permet de positionner des filtres concernant le lot d'achat des articles pour n'afficher par exemple que les articles achetés à tel ou tel fournisseur, ou achetés entre telle et telle date.
  • Critères Dépôt : cet onglet permet de rechercher des articles en dépôt grâce aux champs liés à la mise en dépôt.
  • Critères Vente : cet onglet contient tous les filtres par rapport aux champs liés à la vente, tels que la date de vente, le prix de vente ou le client.
  • Critères Historique : enfin, cet onglet regroupe les filtres liés à l'historique de l'article et permet en particulier de retrouver tous les articles comportant des traces internes.

Vous pouvez bien entendu cumuler plusieurs filtres sur différents critères de recherche (le cumul s'opère en conjonction - opération ET entre les critères).  Une fois l'utilisation de tous ces filtres maitrisés, la recherche d'articles et donc la constitution de sélection d'articles deviendra une opération très simple.  A chacun de construire ses propres processus de travail internes basés sur les critères de recherche.

Enfin, notez que les calculs de synthèse de TVA sont liés aux filtres de recherche.  En d'autres termes, la liste des articles affichée répondant à une certaine recherche constitue la base des calculs de TVA effectués par e-inventaire.  C'est grâce à ce comportement que la déclaration de TVA mensuelle devient u jeu d'enfant (il suffit de positionner les critères de filtre sur le statut ("Vendu") et sur les dates de vente pour obtenir les informations de TVA collectée du sur le mois écoulé.  Voir le chapitre 'Articles > Comment utiliser e-inventaire pour ma comptabilité ?' pour plus de détails.

Comment effectuer une recherche ?

Afficher la boîte de dialogue contenant les filtres du moteur de recherche à disposition pour la page courante en cliquant sur la pastille "Recherche / Filtres" (pastille grise avec icône loupe).  Positionner / activer le ou les filtres correspondant à votre recherche comme souhaité (les filtres sont cumulatifs), puis cliquer sur le bouton "CHERCHER" pour consulter la liste des résultats de votre recherche.

A partir du moment ou au moins un filtre a été positionné / activé, une nouvelle ligne "FILTRES ACTIFS", suivie d'une indication du nombre de filtres actifs, ainsi que d'un récapitulatif de chacun de ces filtres au format "tag", apparait au-dessus de la liste consultée.  Par ailleurs, la pastille "Recherche / Filtres" n'est plus grise mais bleue.

Les filtres actifs sont conservés par e-inventaire tout au long de votre navigation dans le logiciel.  Pour effacer un filtre actif donné, cliquer sur la croix du tag de ce même filtre dans la liste récapitulative de la ligne "FILTRES ACTIFS".  Pour effacer tous les filtres actifs en une seule fois, ouvrir la boîte de dialogue du moteur de recherche et cliquer sur le bouton "EFFACER".

Vous pouvez bien entendu ouvrir à nouveau la boîte de dialogue contenant les filtres du moteur de recherche à tout moment pour venir affiner votre recherche en implémentant de nouveaux filtres.

Comment utiliser un lecteur de codes barres pour rechercher mes articles ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+ et que vous possédez un profil utilisateur de type "Adhérent - mode Boutique", vous pouvez effectuer vos recherches d'articles à l'aide d'une douchette permettant de scanner les étiquettes code barre.  Pour cela, accéder à la page > Mon inventaire > Mes articles, celle-ci offre une zone spécifique "RECHERCHE PAR CODE BARRE" contenant un champ de formulaire pour y saisir la référence e-inventaire d'un article. Scanner le code barre se trouvant sur l'étiquette de l'article recherché pour déclencher les 2 actions suivantes :

  • le report de la référence de l'article dans le champ de saisie
  • un clic sur le bouton "CHERCHER ET SELECTIONNER", permettant comme son nom l'indique de rechercher l'article portant la référence saisie dans le champ du formulaire et son ajout à votre sélection d'articles

Ce mode de recherche est à privilégier si vous exercez votre activité dans un point de vente physique.  Il vous permettra de saisir vos ventes le plus rapidement possible en caisse.

Médias (photos, documents & vidéos)

A quoi puis-je associer des médias ?

Les médias sont des fichiers qui doivent être téléchargés sur le serveur et associés à un objet de votre inventaire.  Vous pouvez associer des médias aux objets suivants :

  • votre compte utilisateur (dans l'onglet Mes avatars)
  • vos fournisseurs
  • vos clients
  • vos lots d'articles
  • vos articles

En outre, il est rappelé que vous pouvez télécharger un logo pour votre société (dans la gestion de votre compte utilisateur), logo qui sera utilisé dans l'entête des documents imprimés.

Quels types de médias sont gérés par e-inventaire ?

Les médias associés à vos objets e-inventaire peuvent être :

  • des images : fichiers d'extension JPG, JPEG, PNG ou GIF
  • des vidéos HTML5 : fichiers d'extension MP4
  • des vidéos Youtube : aucun fichier n'est téléchargé sur notre serveur mais vous devrez indiquer l'url d'accès à la vidéo Youtube
  • des documents : fichiers de toute autre extension, dont en particulier PDF, DOC, XLS, TXT etc

Comment ajouter un ou des média(s) ?

Vous avez le choix entre 2 méthodes : le téléchargement d'un fichier unique à la fois ou le téléchargement multiple de plusieurs fichiers d'un coup.  La première méthode présente l'avantage de pouvoir définir tous les attributs du média précisément à sa création mais est limitée dans la taille du fichier que vous pouvez télécharger.  La seconde méthode permet de télécharger des fichiers beaucoup plus volumineux, mais affectera à tous les fichiers téléchargés les mêmes valeurs par défaut pour la plupart des attributs de média (voir plus loin).

Pour associer des médias à un objet, il faut accéder à l'onglet Médias de la fiche objet souhaitée.  Il est rappelé que l'onglet Médias n'apparait que lors de l'édition d'une fiche existante et pas lors de la création de l'objet.  Une fois sur l'onglet Médias, chacune des 2 méthodes évoquées plus haut correspond à un bouton :

  • le bouton "Ajouter un média" permet d'ouvrir une zone escamotable permettant de saisir tous les attributs du média à télécharger (voir plus loin); cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre saisie
  • le bouton "Téléchargement multiple" permet d'ouvrir une zone escamotable permettant d'y Glisser-Déposer tous les fichiers que vous souhaitez télécharger en un seul coup; cliquez sur le bouton "Démarrer l'envoi" pour lancer le téléchargement

Une fois un, ou des médias téléchargés pour un objet en particulier, ils apparaitront dans la liste empilée de l'onglet médias.  Depuis cette liste vous pouvez ré-éditer un média en particliuer (pour y changer un de ses attributs) ou en supprimer d'autres.

A quoi servent les attributs d'un média ?

Lorsque vous créez un média (ou lorsque vous le ré-éditez en cliquant sur le petit crayon correspondant dans l'onglet Médias), vous devez préciser les attributs suivants :

  • Actif : 1 indique que le média est visible dans e-inventaire, 0 pour le cacher
  • Média par défaut : mettre 1 pour LE média qui doit être considéré comme le média principal de l'objet, celui qui sera utilisé par défaut pour représenter l'objet
  • Poids : un nombre qui sert à gérer l'ordre de présentation des médias (plus le poids est grand, plus le média s'enfonce dans l'ordre d'affichage); si aucun média d'un objet n'est déclaré comme média par défaut, ce sera celui de poids le plus léger qui sera considéré comme média par défaut
  • Titre : texte alternatif pour le média utilisé pour l'accessibilité du logiciel
  • Type du média : vous avez le choix entre l'un des 4 types précisés plus haut, 'Image', 'Vidéo HTM5', 'Vidéo externe' ou 'Document'
  • Média : permet de choisir, sur son poste local, le fichier à télécharger dans le cas d'un type 'Image', 'Vidéo HTM5' ou 'Document'
  • URL vidéo externe : permet de saisir l'url Youtube de la vidéo souhaitée dans le cas d'un type 'Vidéo externe'

Impressions

Que peut-on imprimer depuis e-inventaire ?

E-inventaire permet d'afficher un très grand nombre de pages dans un format propre aux impressions.  Les pages concernées, dont voici la liste, se trouvent principalement dans les menus > Mon inventaire et > Mes rapports :

  • toutes les pages de liste (listes des fournisseurs, des clients, des familles d'articles, des achats et prises en confié, et des articles)
  • toutes les pages de fiche (fiches fournisseur, client, famille d'article, lot d'achat, et article)
  • les informations contenues dans la boîte de dialogue "Synthèses / calculs".  Cette boîte de dialogue est disponible dans les menus > Mon inventaire > Mes achats et prises en confié et > Mon inventaire > Mes articles, en cliquant sur la pastille d'affichage de synthèse et calculs (pastille aux contours noirs contenant le caractère Σ Sigma)
  • les fiches de votre livre de police, disponibles depuis divers endroits, à savoir la fiche d'un lot d'articles, celle d'un article donné ou bien encore le menu > Mes rapports > Livre de police.
  • vos factures de vente (onglet "Vente" des fiches articles)
  • vos tickets de caisse (onglet "Vente" des fiches articles)
  • vos étiquettes code barre (onglet "Etiquette" des fiches articles ou des fiches des achats et prises en confié)
  • le rapport "état des lots" du menu > Mes rapports > Etat des lots
  • le rapport "synthèse des achats par fournisseur" du menu > Mes rapports > Synthèse des achats par fournisseur
  • le rapport "synthèse des ventes par client" du menu > Mes rapports > Synthèse des ventes par client
  • le rapport pour saisie en CERFA de la déclaration d'achat de métaux n°2093 du menu > Mes rapports > Déclaration d'achat de métaux n°2093

De quelle imprimante ai-je besoin ?

La plupart des impressions générées par e-inventaire nécessite une imprimante standard.  Selon la taille de vos documents à imprimer, nous vous conseillons l'utilisation d'une imprimante laser noir et blanc moins onéreuse qu'une imprimante couleur jet d'encre.

Si vous êtes abonné à la version PRO+ du logiciel et que vous souhaitez imprimer vos tickets de caisse et/ou vos étiquettes code barre, vous devrez disposer d'une imprimante spécifique dédiée à chacune de ces opérations. 

E-inventaire n'impose aucun choix, mais recommande, pour avoir déjà travaillé avec, les imprimantes :

  • Bixolon SRP-770II pour vos impressions de tickets de caisse
  • Dymo LabelWriter 450 pour vos impressions d'étiquettes code barre

Le Chapitre « Utilisation de e-inventaire en point de vente physique » de l'aide en ligne regroupe les conseils / configurations pour une organisation optimale de votre boutique.  Vous y trouverez les valeurs de confguration des imprimantes spécifiques (Code barre et ticket de caisse) pour le paramètrage du format d'étiquettes et de ticket de caisse défini dans e-inventaire.

Comment configurer les en-têtes et pieds de page de mes impressions ?

La présence ou non d'en-têtes et de pieds de page sur vos impressions depuis e-inventaire (tels que numéro de page, url de la page imprimée, date, etc) dépend de la configuration de votre navigateur Internet et/ou de votre imprimante par défaut. Pour modifier cette configuration, il vous suffit de modifier les paramètres correspondants dans la fenêtre du navigateur à partir de laquelle vous choisissez l'imprimante et lancez votre impression.  Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue "Imprimer" de votre système et y modifier les paramètres souhaités en cliquant sur le bouton "Préférences" pour l'imprimante concernée.

Le cartouche récapitulatif de vos informations société (logo, adresse, etc) qui se trouve systématiquement ajouté au début de vos impressions e-inventaire (sauf sur les étiquettes et les tickets de caisse) n'est pas configurable.  Les informations qui y sont publiées sont celles saisies dans la zone escamotable "INFORMATIONS SOCIETE" de votre menu utilisateur > Ma société . Vous pouvez compléter, modifier et mettre ces informations à jour à tout moment.

En outre, le logiciel vous permet de saisir un texte additionnel (dans les paramètres de configuration de votre société) qui sera ajouté à la fin de toutes vos factures de vente.  Utiliser cette fonctionnalité pour saisir des mentions légales supplémentaires dont vous avez peut-être besoin (par exemple pour les auto-entrepreneurs ou les micro entreprises non soumi à la TVA réelle) ou, par exemple, des informations légales concernant les délais de paiement ou les pénalités de retard.

Pour les tickets de caisse et/ou vos étiquettes code barre, vous aurez probablement besoin de configuration d'impression différentes.  Par exemple, vous souhaiterez imprimer le numéro de page pour les impressions standards administratives alors que vous ne souhaitez aucun entête ni pied de page sur vos étiquettes et tickets de caisse.  La seule solution est alors d'utiliser différents navigateurs internet ou, mieux (mais plus onéreux), différents poste de travail : un dédié à la vente en boutique (impression navigateur configurée pour l'imprimante ticket de caisse), un dédié à l'impression des étiquettes et enfin un dernier dédié aux ta^ches administratives pour toute autre impression.  Voir le Chapitre « Utilisation de e-inventaire en point de vente physique » pour plus d'information sur ces configurations.

Comment imprimer dans un fichier PDF ?

Pour générer vos impressions au format PDF, vous devez utiliser les fonctions d'impression standard d'e-inventaire et choisir une imprimante virtuelle PDF au lieu d'une imprimante classique avant de lancer la tâche d'impression.  Si vous ne disposez pas d'une imprimante virtuelle PDF sur votre ordinateur, nous vous recommandons alors d'utiliser le navigateur Google Chrome qui en possède une de manière native.  Avant de lancer vos tâches d'impressions, vous pourrez modifier leur "Destination" et choisir l'option "Enregistrer au format PDF" proposée par Google Chrome.  Le fichier PDF ainsi généré sera sauvegardé dans le répertoire par défaut configuré ("Téléchargements" en général).

Mes rapports

Qu'est-ce que la déclaration d'achat de métaux n°2093 ?

Cette obligation concerne les professionnels de la bijouterie, qui vendent et achètent de l'or, de l'argent, du platine ou d'autres métaux, précieux ou non, ferreux et non ferreux.  Ils sont tenus, entre autres obligations spécifiques, en tant que personnes physiques ou morales qui procèdent à titre habituel à l'achat au détail de métaux, de transmettre, avant le 31 janvier de chaque année, la déclaration n°2093 (cerfa n°14812*01).

Si vous êtes concerné, e-inventaire vous permet :

  • soit, dans le cas de très faible voume d'achats, de générer le rapport pour l'imprimer et reporter les informations ainsi imrimées dans le CERFA de l'administration française N°14812*01
  • soit, solution beaucoup plus performante (et préférée de l'administration), de générer le fichier de télétransmission au format attendu par l'administration pour ensuite le télécharger directement à l'administration grâce à la plate-forme des impôts https://teletd.impots.gouv.fr/teletd/connexionEDI.do.

L'utilisation de la procédure de télétransmission est obligatoire pour les déclarants qui ont souscrit au cours de l'année une déclaration comportant au moins deux cents fournisseurs différents (article 89 A du CGI). A cet égard, il est rappelé qu'en vertu de l'article 1729 B et du III. de l'article 1736 du CGI, les omissions ou inexactitudes relevées dans la déclaration ou le non-dépôt de la déclaration sont susceptibles de rendre le tiers déclarant passible de sanctions fiscales, et que le non-respect de l'obligation de souscrire selon un procédé électronique une déclaration de sommes versées à un tiers entraîne l'application d'une amende de 15 euros par bénéficiaires de ces sommes (article 1738 du CGI).

Même si cette procédure reste optionnelle pour les autres déclarants (personnes physiques ou morales), elle est toutefois vivement recommandée car préférée de l'administration fiscale.

Comment imprimer des fiches de mon livre de police ?

Une fiche de livre de police correspond à un lot d'articles que vous avez acheté.  Vous pouvez accéder à la fiche de votre livre de police d'un lot d'achat donné pour l'imprimer :

  • depuis le menu > Mon inventaire > Mes achats et prises en confié, en cliquant sur le bouton "Voir la fiche Livre de police" (icône représentant un document papier blanc sur fond jaune) en début de ligne du lot d'achat correspondant, dans la liste des lots d'achat
  • depuis une fiche d'un lot d'achat, en cliquant sur le bouton "FICHE POUR LIVRE DE POLICE" se trouvant en bas de page
  • depuis une fiche Article, en cliquant sur le bouton "FICHE LIVRE DE POLICE" qui se trouve dans l'onglet "Lot d'achat"
  • en outre, le logiciel vous demande si vous souhaitez directement accéder à la ficher Livre de police à la fin de chaque saisie d'un nouveua lot

Si vous êtes abonné à la version PRO+, vous pouvez imprimer plusieurs fiches de votre livre de police en une seule action grâce au rapport "Livre de police" du menu > Mes rapports > Livre de police.  Utiliser pour cela le moteur de recherche pour filtrer la liste des fiches de police que vous souhaitez imprimer, puis cliquer sur le bouton "IMPRIMER LE LIVRE DE POLICE" se trouvant en toute fin de page, à la fin de la liste des fiches des lots d'achat correspondants à vos filtres de recherche.

Mes traitements

Comment faire une sauvegarde de mes données ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+ d'e-inventaire, vous avez la possibilité d'effectuer des sauvegardes. Pour votre sécurité et votre tranquilité d'esprit, il est conseillé de sauvegarder très régulièrement vos données.

Vos sauvegardes représentent l'unique moyen que vous aurez de rétablir le cas échéant votre base de données dans une état antérieur récent. Les fichiers de sauvegarde peuvent également être utilisés par NOVIWEB pour effectuer des recherches (par exemple d'articles d'articles anciens, ayant été supprimés de votre base de données lors d'une clôture) à la demande de la justice ou de la police.

Les fichiers de sauvegarde générés par cette opération sont archivés sur le serveur NOVIWEB (sur Internet). Chaque abonné à la version PRO+ peut exécuter un maximum de 7 opérations de sauvegarde (backup) ou clôture (indépendamment du nombre de comptes utilisateurs chez ce client). Lorsque le maximum est atteint, vous devrez supprimer une ou plusieurs archives pour pouvoir en créer une nouvelle.

La génération d'une sauvegarde se fait depuis le  menu > Mes traitements > Sauvegarde des données. L'opération de génération d'une sauvegarde peut prendre plusieurs minutes selon la taille de vos données. Il se peut donc que le fichier de sauvegarde ne soit pas immédiatement disponible, dès le lancement de cette commande. Dans ce cas, patientez et revenez un peu plus tard pour retrouver enfin votre fichier de backup (voir ci-après). Pendant la durée de la sauvegarde, aucun autre utilisateur de ce compte client ne pourra lancer d'autre sauvegarde.

Comment accéder à mes sauvegardes ?

Les sauvegardes générées sotn archivées dans la zone escamotable "FICHIERS D'ARCHIVE / SAUVEGARDES" de l'onglet "Ma société" dans votre menu utilisateur > Ma société. Vous pourrez notamment y télécharger sur votre PC un fichier de sauvegarde particulier (pour en faire éventuellement une sauvegarde locale, sur disque dur ou CD-ROM par exemple) ou bien encore y supprimer de vieilles archives.

Qu'est-ce qu'une clôture et est-ce obligatoire ?

Une opération de clôture sert à archiver l'année N et à démarrer une année N+1 propre ... Attention, cette opération est irreversible.

Il est conseillé de lancer cette opération à la fin de chaque année comptable afin de "nettoyer" vos données. Ceci permettra de conserver au fil des années une taille maîtrisée de votre base de données, améliorant ainsi les performances de votre e-inventaire. Sans cette opération, la taille de vos données continueraient de croître indéfiniment, impactant alors sensiblement la réactivité du système.

Précisément, la clôture de fin d'année effectue les tâches suivantes :

  1. sauvegarde complète d'une image de vos données pour vos archives personnelles (comme si vous aviez lancé une opération de sauvegarde telle que définie avant)
  2. suppression de l'inventaire de tous les articles vendus, vendus pour fonte, rendus, perdus, cassés ou volés pendant la période de temps saisie
  3. suppression de l'inventaire de tous les lots pour lesquels il ne reste plus aucun article associé, suite à l'opération de nettoyage précédente

ATTENTION : les articles concernés étant définitivement supprimés de la base de donnée, vous ne pourrez plus accepter un retour client sur ces articles une fois la clôture réalisée. Il est donc conseillé d'attendre le délai que vous accordez pour accepter un retour client avant de lancer la clôture (par exemple, attendez au minimum le 16 janvier pour lancer une clôture jusqu'au 31 décembre, si vous accordez 15 jours pour les retours client).

Les fichiers de sauvegarde générés par cette opération sont archivés sur le serveur NOVIWEB (sur Internet). Chaque client peut exécuter un maximum de 7 opérations de backup ou clôture (indépendamment du nombre de comptes utilisateurs chez ce client). Lorsque le maximum est atteint, vous devrez supprimer une ou plusieurs archives pour pouvoir en créer une nouvelle.

La gestion de vos archives de clôture se fait au même endroit que celle de vos archives de sauvegarde (voir précédemment).

Cette opération peut prendre plusieurs minutes selon la taille de vos données. Il se peut donc que le fichier de sauvegarde ne soit pas immédiatement disponible dès le lancement de cette commande. Patientez si tel est le cas.

Pour procéder à cette clôture, e-inventaire vous demande de saisir un titre à cette clôture. Ce titre sera utilisé dans le nom des fichiers qui seront créés par cette opération et que vous pourrez télécharger pour archivage personnel. Il est conseillé d'y faire apparaître au minimum l'année concernée par la clôture (par ex. 'Exercice 2010').

Que puis-je exporter du logiciel et comment le faire ?

Si vous êtes abonné à la version PRO+, e-inventaire vous permet d'exporter, au format CSV, les listes des pages du menu > Mon inventaire, soit le liste de vos fournisseurs, de vos clients, de vos familles d'articles, de vos achats et prises en confié, et de vos articles).

Afficher la boîte de dialogue "Exporter les ..." en cliquant sur la pastille "Exporter les ..." (pastille aux contours jaune contenant les lettres CSV et une flèche pointant vers le bas).  Cliquer sur le bouton "LANCER L'EXPORT CSV DES ..." pour générer l'export souhaité.

Le fichier .csv qui sera généré pourra être ouvert dans un tableur standard (Microsoft Office Excel ou Open Office Calc par exemple) à condition de configurer l'ouverture selon les spécifications suivantes :

  • encodage caractères : UTF-8
  • première ligne : entêtes de colonnes
  • séparateur de champs : | uniquement (uniquement le caractère "pipe", ou Alt-Gr-6 sur un clavier standard, et pas la virgule, ni le point-virgule, etc)
  • délimiteur de texte : aucun

Utilisation d'e-inventaire en point de vente physique

Quels comptes utiliser ?

Si vous gérer un point de vente physique ou une boutique, vous aurez probablement besoin de plusieurs comptes utilisateurs.  Il est rappelé qu'en tant qu'abonné PRO+ vous avez le droit de créer jusqu'à 3 comptes utilisateurs inclus dans votre abonnement.  Nous vous conseillons la configuration suivante :

  • un compte de profil « Adhérent - Gérant » pour toutes les tâches d'administrations et la gestion de l'inventaire
  • un compte de profil « Adhérent - Mode Boutique », connecté sur le poste (ou le navigateur) dédié à la vente - poste appelé la Caisse ci-après
  • et un autre compte de profil « Adhérent - Mode Boutique », connecté sur le poste (ou le navigateur) dédié à la saisie des entrées en stock et l'impression des étiquettes - poste appelé Achats ci-après

Des comptes utilisateurs supplémentaires, par exemple de profil « Adhérent - Gérant », pourront si nécessaire être ajoutés par Noviweb, sur demande, avec un avenant à l'abonnement.

Comment configurer vos différents postes en boutique ?

Nous vous conseillons de configurer un poste Achat de la manière suivante :

  • poste connecté à l'imprimante étiquettes code barre, telle que la Dymo LabelWriter 450
  • configuration de l'impression du navigateur Internet : toutes les marges à 0 - aucun entête ni pied-de-page
  • format de papier (d'étiquettes) utilisé par e-inventaire à reporter dans la configuration de l'imprimante : 32 mm x 57 mm correspondant aux étiquettes Multi-usages Dymo réf. 11354 (S0722540)
  • connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Mode Boutique »

Nous vous conseillons de configurer également un poste Caisse de la manière suivante :

  • poste connecté à l'imprimante tickets de caisse, telle que la Bixolon SRP-770II
  • poste également connecté à la douchette pour scanner les étiquettes code barre
  • configuration de l'impression du navigateur Internet : toutes les marges à 0 - aucun entête ni pied-de-page
  • format de papier utilisé par e-inventaire à reporter dans la configuration de l'imprimante : rouleau de 68 mm de largeur
  • configuration de la douchette code barre : code Codebar C128 avec terminaison par un retour charriot (RETURN)
  • connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Mode Boutique »

Enfin, vous aurez également besoin d'un poste Admin, à l'abri des regards (arrière-boutique) pour effectuer toutes les tâches administratives et comptables :

  • poste connecté à une imprimante laser noir et blanc standard
  • configuration de l'impression du navigateur Internet : définir des marges, par exemple à 1 cm tournant et un pied-de-page indiquant au minimum le [numéro de page / nombre total de pages] ainsi que la date d'impression
  • format de papier : A4 standard
  • connexion avec un compte utilisateur de profil « Adhérent - Gérant »

Mes parrainages

Qu'est-ce qu'un parrainage ?

e-inventaire vous apporte entière satisfaction et vous pensez qu'il pourrait convenir à certaines personnes de votre entourage et/ou à certains confrères?  Envoyez leur une recommandation personnalisée via e-inventaire en quelques secondes.

Nous vous rappelons que le logiciel permet le transfert d'articles entre abonnés e-inventaires (une vente chez l'un se traduit par un achat chez, et les mises en dépôt de l'un se transforme en prise en confié chez l'autre) facilitant ainsi la saisie chez l'acquéreur.

Pourquoi parrainer ?

Si une personne que vous avez parrainée souscrit à la version PRO+ d'e-inventaire, vous bénéficierez de 3 mois d'abonnement offerts dès le trimestre suivant la date de souscription de votre filleul.

Comment parrainer ?

Seuls les utilisateurs de la version PRO+ d'e-inventaire peuvent effectuer un parrainage.  Pour cela, aller dans le menu utilisateur > Je parraine un collègue, remplir le formulaire et cliquer sur le bouton "ENVOYER VOTRE PARRAINAGE".